Como representantes estudiantiles de la facultad de Derecho, elaboramos esta guía con el objetivo de apoyar a los estudiantes de noveno semestre en la gestión de los procesos asignados en el Consultorio Jurídico. Reconocemos que este proceso puede generar inquietudes e incluso frustración, pero los invitamos a seguir esta práctica herramienta para garantizar una gestión profesional, eficiente y responsable de cada caso:

Paso 1: Identifica el código del proceso asignado

• Revisa tu correo institucional: Deberás recibir un mensaje en tu correo electrónico institucional que incluye el código de consulta. 
  
  
  

• Si tienes problemas con tu correo:
1. Inicia sesión en el sistema SIUL con tus credenciales.
2. Selecciona la opción “Consulta por alumno - Procesos/Turnos”.
3. Escoge el período académico correspondiente (por ejemplo, 2025-1).
4. Verifica en la sección “Procesos” si tienes algún evento activo.
5. Anota el código de consulta para continuar.
   
   

Figura 2: Visualización "Consultas por alumno Procesos/Turnos" 

Nota: El código de consulta es esencial para avanzar en la gestión de tu proceso.

Paso 2: Recolectando información

1. En la sección “Proceso Consultorio Jurídico”:
   • Selecciona la opción “Observaciones/Certificados”.
   • Ingresa el número de consulta y presiona Enter.
   • Revisa la información relacionada con el proceso.
     
     
     
     Figura 3: Visualización "Observaciones/Certificados"
     
     
2. Consulta las observaciones del proceso:
   • Desplázate hasta la sección “Observaciones” y revisa los documentos cronológicamente.
   • Descarga los documentos en PDF o revisa los detalles en el apartado “Detalle de Observación”.
3. Identifica información clave:
• El tipo de asesoría requerida por el usuario.
• El estado actual del proceso.
• El docente asesor asignado.
• Datos del usuario como nombres, cédula, teléfonos o correo electrónico, si están disponibles.

Paso 3: Añade una observación al proceso

1. Una vez completados los anteriores pasos, no dirigiremos de nuevo a “Observaciones/Certificados”.
2. En el apartado “Observaciones”, localiza y presiona el ícono “+”.
3. Selecciona tu nombre y cédula en el menú desplegable.
   
   
   

   Figura 6: Visualización "Casilla desplegable" 

   
   
4. Escribe en "Res Observación” un mensaje como: “Notificación proceso: Confirmo la recepción de mi asignación"  o edite según sus preferencias.
5. Dirígete a la sección “Plantilla” y selecciona “FM-38 Notificación Estudiante”
   
   
   Nota: Aunque existen numerosas plantillas disponibles, en esta ocasión utilizaremos únicamente esta "FM-38" para dar constancia de que estamos enterados del proceso en curso. Más adelante profundizaremos en el uso de las demás.
   
   
6. Escoge el período académico (ejemplo: Primer periodo de 2025)
   
   
   
   Figura 7: Visualización "Campos Completos Plantilla" 

   
   
7. Haz clic en el ícono ✔ para confirmar y generar la constancia.
   
   
   Figura 8: Resultado Final  

Paso 4: Establece contacto con tu usuario

Una vez que cuentes con toda la información del proceso y los datos de contacto de tu usuario, es fundamental que te comuniques con él. Puedes hacerlo a través de un correo electrónico o una llamada telefónica.

Este paso es crucial, ya que te permitirá:

• Comprender mejor el proceso asignado.
• Conocer las necesidades específicas del usuario.
• Solicitar documentos adicionales, si el proceso lo requiere, como contratos, facturas, identificaciones o cualquier evidencia relevante para la gestión del caso.

Sugerencias para la comunicación:

1. Preséntate formalmente como el apoderado asignado, mencionando tu nombre, el Consultorio Jurídico y el número del proceso.
2. Explica el motivo del contacto, asegurando al usuario que estás trabajando para apoyarlo en su caso.
3. Solicita información o documentos necesarios, detallando cuáles son requeridos y por qué son importantes para avanzar en el proceso.
4. Ofrece un canal de comunicación directo, como tu correo institucional, para que el usuario pueda enviarte los documentos o resolver dudas.

Mantener una comunicación profesional y clara facilitará la gestión del caso, además de reforzar la confianza del usuario en el Consultorio Jurídico y en tu labor.

Paso 5: Tutoría con el docente asesor

Una vez completes todos los anteriores pasos, es importante que prepares un croquis del proceso que incluya:

• El número de consulta.
• Una descripción clara del problema a resolver.
• Los datos personales y de contacto del usuario.
• Si es posible, los documentos personales relevantes al caso.

Además, realiza una investigación previa sobre el proceso asignado y anota cualquier duda o inquietud que tengas para plantearla durante la tutoría.

Agendar la tutoría mediante E-Libre:

1. Accede a la plataforma E-Libre:
• Ingresa con tus credenciales del correo institucional. Ingresa Aquí. 
  
  
  

  Figura 10: Ingreso Plataforma E-Libre 
  
  
2. Busca el sistema de agendamiento:
• En la barra de búsqueda inferior, escribe: “Sistema de Agendamiento”.
  
  
  

  Figura 11: Barra de Busqueda

  
  
• Aparecerán dos resultados:
• SISTEMA DE AGENDAMIENTO - SEDE BOSQUE.
• SISTEMA DE AGENDAMIENTO - SEDE CANDELARIA.
• Selecciona la sede que corresponda a tus necesidades. Ten en cuenta que donde te inscribas será donde recibirás la tutoría, puede hacer clic en los hipervínculos y te llevaran directamente al apartado mencionado.
  
  
3. Automatrícula e inscripción:
• Haz clic en la opción de tu sede y automatrículate.
  
  
  

  Figura 12: Botón de matriculación 

  
  
4. Reserva tu cita:
• Una vez inscrito, accede al programador.
• Selecciona a tu docente asesor y elige un espacio disponible en el horario que más te convenga. 
  
  
  

  Figura 13: Sistema de Agendamiento
  
  
• Durante la reserva, podrás incluir un mensaje explicando tu caso y adjuntar documentos o detalles relevantes para facilitar la orientación del docente.
  
  
  

  Figura 14: Reserva del espacio
  
  
5. Confirma tu cita:
• Revisa los detalles ingresados y selecciona “Confirmar reserva”.
• Tu cita quedará oficialmente agendada y podrás continuar con el siguiente paso del proceso.

Nota: Aprovecha este espacio para aclarar todas tus inquietudes y obtener una guía más precisa para la resolución del caso.

Paso 6: Poner en marcha los consejos y sugerencias del docente asesor

1. Implementa las recomendaciones:
   Aplica las sugerencias del docente asesor para avanzar en el proceso asignado.

2. Reporta el estado del proceso:
   Utiliza si es necesario el apartado “Observaciones/Certificados” y genera informes, como la plantilla "97", para rendir información sobre el proceso.
   
   
   

   Figura 15: Plantillas mas utilizadas
   
   

3. Atiende las fechas de evaluación:
   Cumple con los plazos establecidos, ya que serán clave para la calificación de tu desempeño.

4. Documenta tu gestión:
   Recauda pruebas de cada acción realizada para respaldar tu labor y reporta cualquier novedad a tiempo y siempre con evidencia.

Nota: Busca siempre el asesoramiento necesario y asegura que tu gestión sea responsable y profesional.

Finalmente, esperamos que esta guía sea de gran ayuda para la ejecución responsable de su labor en el Consultorio Jurídico. Sabemos lo difícil que puede ser documentar con prontitud estos apartados, y por ello estamos trabajando en una segunda guía que incluirá temas como la elaboración del certificado de representación del Consultorio Jurídico, la redacción de documentos legales y los trámites ante instituciones judiciales, además de consejos prácticos para una gestión responsable y efectiva.

Por el momento, los invitamos a mantenerse conectados con nosotros, a sugerir cambios y mejoras, y a aprovechar los recursos disponibles. Recuerde que, si tiene alguna duda, puede consultar con su docente asesor de Consultorio Jurídico o escribir al correo del Coordinador del Consultorio Jurídico: cesara.martinez@unilibre.edu.co. 

Asimismo, estén atentos porque el 13 de febrero de 2025 probablemente se realizarán ferias de instituciones, una excelente oportunidad para explorar opciones de prácticas en diferentes entidades y ampliar sus conocimientos.